Bailleur en copropriété : charges, régularisation, impôts

Quand vous louez un logement en copropriété, votre syndic vous appelle chaque trimestre des provisions pour charges. Une partie de ces charges est récupérable sur votre locataire : celles que liste le décret du 26 août 1987 (eau, chauffage collectif, entretien des parties communes, ascenseur, une partie du gardien…). Le reste vous incombe : honoraires du syndic, assurance de l'immeuble, fonds de travaux, gros travaux. Une fois par an, vous régularisez avec le locataire ses provisions sur les charges réelles, et sur votre déclaration 2044 vous déduisez les provisions versées au syndic (ligne 229), puis vous réintégrez l'année suivante la part qui ne vous incombait pas (ligne 230).

Ce guide suit l'ordre de l'année d'un bailleur : lire ce qu'envoie le syndic, trier ce qui va au locataire, régulariser, déclarer. Il porte sur la location vide à usage de résidence principale. Les règles sont celles en vigueur au 9 novembre 2026 ; les lignes de la 2044 sont celles de la notice de la déclaration déposée en 2026 (revenus 2025), la plus récente publiée.

Ce que le syndic vous envoie#

Deux documents rythment l'année du copropriétaire bailleur.

L'appel de fonds, en général trimestriel, vous demande votre quote-part du budget prévisionnel voté en assemblée générale, plus, le cas échéant, la cotisation au fonds de travaux et les appels pour travaux votés. Ce sont des avances : on ne sait pas encore ce que l'année coûtera vraiment.

Les comptes de l'exercice, approuvés lors de l'assemblée générale de l'année suivante, donnent les dépenses réelles réparties entre les lots, poste par poste. C'est ce document qui permet de calculer ce que le locataire doit vraiment, et ce que vous pouvez vraiment déduire. Votre décompte individuel compare vos provisions à votre part des dépenses réelles : le solde est remboursé ou imputé sur l'appel suivant, ou s'ajoute à ce que vous devez.

Si votre décompte distingue une colonne « charges récupérables », servez-vous-en comme point de départ, mais vérifiez-la : c'est le classement du syndic, pas la loi. La liste qui fait foi est celle du décret.

Ce qui est récupérable sur le locataire#

Le locataire doit, en plus du loyer, les charges récupérables, sur justification (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Elles couvrent trois familles : les services liés à l'usage du logement, l'entretien courant et les menues réparations des parties communes, et les impositions qui correspondent à des services dont il profite. Leur liste est fixée par l'annexe du décret n° 87-713 du 26 août 1987, présentée comme exhaustive par service-public.gouv.fr :

Rubrique du décret	Exemples récupérables
I. Ascenseurs	Électricité, visites et entretien courant, menues réparations (boutons, ferme-portes, fusibles)
II. Eau et chauffage collectifs	Eau froide et chaude, combustible ou énergie, entretien courant de la chaufferie, relevé des compteurs
III. Installations individuelles	Réglages et menues réparations des chauffe-eau, robinets et chasses d'eau
IV. Parties communes intérieures	Électricité, produits d'entretien, minuterie, ménage (personnel)
V. Espaces extérieurs	Entretien des allées, espaces verts, aires de jeux
VI. Hygiène	Sacs, désinsectisation, élimination des rejets (personnel)
VII. Équipements divers	Ventilation mécanique, interphone et digicode, ramonage des conduits de ventilation
VIII. Impositions et redevances	Taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage

Le gardien n'est récupérable qu'en partie : 75 % de son coût s'il assure à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des déchets, 40 % s'il n'assure que l'une des deux tâches, hors avantages en nature, intéressement et indemnités de départ (article 2 du décret).

Jamais récupérables, parce qu'absents de la liste : les honoraires du syndic, l'assurance de l'immeuble, la cotisation au fonds de travaux, les gros travaux (ravalement, toiture, remplacement de l'ascenseur), le contrôle technique quinquennal de l'ascenseur. Le détail poste par poste est dans notre guide Charges de copropriété récupérables : la liste.

La taxe d'enlèvement des ordures ménagères n'arrive pas par le syndic mais sur votre avis de taxe foncière : elle est récupérable, hors frais de gestion. Voir Taxe d'ordures ménagères : la refacturer au locataire.

La régularisation annuelle avec le locataire#

Le bail prévoit en général des provisions sur charges mensuelles, versées avec le loyer. Elles doivent être régularisées au moins une fois par an : vous comparez ce que le locataire a versé à sa part réelle des charges récupérables, et vous lui remboursez le trop-perçu ou lui réclamez le complément (article 23).

La loi fixe la marche à suivre :

1. Un mois avant la régularisation, vous communiquez au locataire le décompte par nature de charges (eau, chauffage, ascenseur…) et, dans un immeuble collectif, le mode de répartition entre les logements.
2. Pendant six mois après l'envoi de ce décompte, vous tenez les pièces justificatives à sa disposition : le décompte du syndic, les factures, l'avis de taxe foncière pour la taxe d'ordures ménagères.
3. Vous montez ensuite les provisions de l'année suivante sur la base des dépenses réelles et du budget prévisionnel de la copropriété.

Deux délais encadrent le retard. Si la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile qui suit celle où les charges étaient dues, le locataire peut exiger de payer le rattrapage par douzièmes (article 23). Et au-delà de trois ans, l'action est prescrite, pour vous comme pour le locataire qui réclamerait un trop-versé (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). La marche pas à pas est dans Régularisation des charges en copropriété : quand et comment.

Quand le locataire part en cours d'année#

Les comptes de la copropriété ne seront connus que l'année suivante, alors que le dépôt de garantie doit être rendu dans un ou deux mois. Dans un immeuble collectif, la loi prévoit ce cas : vous faites un arrêté des comptes provisoire et pouvez garder une provision plafonnée à 20 % du dépôt de garantie, dûment justifiée, jusqu'à l'approbation des comptes de l'immeuble. La régularisation définitive et la restitution du solde ont lieu dans le mois qui suit cette approbation. Vous pouvez aussi convenir à l'amiable de tout solder tout de suite (article 22 de la loi du 6 juillet 1989). Le reste du dépôt suit les règles habituelles, voir Dépôt de garantie.

Pour l'année du départ, à notre lecture, le locataire ne doit les charges que pour sa période d'occupation : un prorata au nombre de jours ou de mois est la méthode la plus simple à justifier.

Le fonds de travaux et les travaux votés#

Une copropriété d'habitation doit constituer un fonds de travaux au terme de dix ans après la réception des travaux de construction de l'immeuble. Il est alimenté par une cotisation annuelle obligatoire, au moins 5 % du budget prévisionnel, et ces sommes restent acquises au syndicat, même quand vous vendez (article 14-2-1 de la loi du 10 juillet 1965). Elle n'est pas dans la liste du décret : vous ne pouvez pas la refacturer au locataire. Voir Fonds de travaux : peut-on le refacturer au locataire ?

Les travaux votés en assemblée générale sont payés par les copropriétaires, donc par vous. Le locataire ne paie que ce qui relève de l'entretien courant et des menues réparations listés au décret ; il doit en revanche laisser l'accès au logement quand les travaux le demandent, et a droit à une baisse de loyer s'ils le privent d'une partie du logement plus de 21 jours. Voir Travaux votés en AG : qui paie, bailleur ou locataire ?

Le côté fiscal : la 2044 au régime réel#

Au micro-foncier, vous déclarez vos loyers bruts et l'abattement de 30 % couvre toutes les charges : rien de ce qui suit ne vous concerne. Au régime réel, la copropriété passe par trois mécanismes de la notice de la déclaration 2044.

Les charges récupérables ne sont ni des revenus ni des charges. Ce que le locataire vous rembourse n'est pas imposable, et ce que vous payez pour son compte n'est pas déductible. Exception : les charges récupérables que vous n'avez pas pu vous faire rembourser au 31 décembre de l'année de son départ se déduisent ligne 225.

Ligne 229, l'année du versement. Vous déduisez le total des provisions versées au syndic dans l'année, y compris la part récupérable et la part non déductible : cette déduction globale est obligatoire, même si vous connaissez déjà la ventilation exacte au moment de déclarer (BOI-RFPI-BASE-20-70, § 10 et 20). Les provisions pour travaux votés en assemblée générale y figurent aussi ; seules les provisions spéciales pour des travaux pas encore votés en sont exclues, la dépense se déduisant alors l'année de son paiement.

Ligne 230, l'année suivante. Une fois les comptes approuvés, vous réintégrez la fraction des provisions déduites l'année précédente qui correspond à des charges non déductibles (agrandissement, par exemple), à des charges récupérables sur le locataire, et l'éventuel solde positif (provisions supérieures aux dépenses de l'exercice). Si le solde est négatif, le complément se déduit ligne 229. Le résultat : sur deux ans, vous n'avez déduit que les charges réellement déductibles et vous incombant.

Les lignes, les cas particuliers et la sortie du réel sont détaillés dans Charges de copropriété déductibles : les lignes de la 2044. Pour choisir entre les deux régimes, voir Micro-foncier ou réel.

Le calendrier d'une année#

Pour un exercice de copropriété calé sur l'année civile, les mêmes charges de l'année N vous occupent pendant deux ans :

Quand	Côté locataire	Côté impôts (réel)
Année N	Il verse ses provisions chaque mois	Vous payez les appels du syndic
Printemps N+1	—	Déclaration des revenus N : provisions N ligne 229
Assemblée générale de N+1	Comptes N approuvés : vous préparez le décompte	Vous notez la ventilation des charges N
Un mois après le décompte	Régularisation : remboursement ou rattrapage	—
Fin de l'année N+1	Au-delà, le locataire peut payer par douzièmes	—
Printemps N+2	—	Déclaration des revenus N+1 : réintégration ligne 230, provisions N+1 ligne 229
Au bout de trois ans	Rattrapage prescrit (article 7-1)	—

Si l'exercice de votre copropriété ne suit pas l'année civile, retenez que la ligne 229 reçoit les provisions versées au syndic dans l'année civile de la déclaration, pour des échéances de cette année-là.

Exemple chiffré#

Un deux-pièces loué vide au régime réel. En 2025, le syndic appelle 1 800 € de provisions (4 appels de 450 €). Le locataire verse 120 € par mois de provisions sur charges, soit 1 440 € sur l'année. La taxe d'ordures ménagères 2025 de votre avis de taxe foncière s'élève à 160 €, hors frais de gestion.

Au printemps 2026, l'assemblée générale approuve les comptes 2025. Votre décompte individuel donne 1 740 € de dépenses réelles pour votre lot :

Dépenses 2025 de votre lot	Montant	Récupérable ?	Déductible ?
Eau, chauffage collectif, électricité et ménage des parties communes, ascenseur (entretien), espaces verts	1 170 €	Oui	Non
Gardien (75 % de sa part)	150 €	Oui	Non
Gardien (25 % restants), honoraires du syndic, assurance de l'immeuble, petites réparations	420 €	Non	Oui
Total	1 740 €	1 320 €	420 €

Le solde positif est de 1 800 − 1 740 = 60 € : le syndic l'impute sur votre prochain appel.

La régularisation avec le locataire, en 2026 : charges récupérables 1 320 € + taxe d'ordures ménagères 160 € = 1 480 €, contre 1 440 € de provisions versées. Le locataire vous doit 40 €. Vous lui envoyez le décompte par nature de charges, puis un mois plus tard la demande de paiement. Vous pouvez porter ses provisions à 125 € par mois pour 2026.

La 2044 :

Déclaration	Ligne	Montant
Revenus 2025, déposée en 2026	229 — provisions versées en 2025	1 800 €
Revenus 2026, déposée en 2027	230 — réintégration des provisions 2025	1 320 € + 60 € = 1 380 €
Revenus 2026, déposée en 2027	229 — provisions versées en 2026	selon les appels de 2026

Sur les deux déclarations, vous avez déduit 1 800 − 1 380 = 420 € au titre de 2025, soit exactement la part des charges qui vous incombe et qui est déductible. Les 1 440 € de provisions et les 40 € de rattrapage du locataire ne sont pas déclarés en revenus ; la taxe d'ordures ménagères n'est pas déduite, mais ses frais de gestion le sont, ligne 227.

Les erreurs fréquentes#

• Déduire seulement la part non récupérable ligne 229. La notice impose la déduction du total versé, puis la réintégration l'année suivante.
• Oublier la ligne 230. Elle se remplit avec les comptes approuvés en assemblée générale ; sans elle, vous déduisez deux fois les charges de votre locataire.
• Refacturer les honoraires du syndic ou le fonds de travaux. Ils ne sont pas dans la liste du décret.
• Régulariser sans décompte. Le locataire doit recevoir le détail par nature de charges un mois avant ; sans justificatifs, il peut contester.
• Laisser passer trois ans. Au-delà, le rattrapage n'est plus exigible.

Sources#

• Annexe du décret n° 87-713 du 26 août 1987 (liste des charges récupérables), Légifrance
• Article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (charges et régularisation), Légifrance
• Article 14-2-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (fonds de travaux), Légifrance
• Notice de la déclaration 2044 (revenus 2025), impots.gouv.fr
• BOI-RFPI-BASE-20-70 : provisions pour charges de copropriété, BOFiP
• Charges locatives, service-public.gouv.fr

Vérifié le 09/11/2026