Régularisation des charges en copropriété : le guide

La régularisation des charges se fait au moins une fois par an : vous comparez les provisions versées par le locataire à sa part réelle des charges récupérables, puis vous remboursez le trop-perçu ou réclamez le complément. En copropriété, faites-la après l'approbation des comptes par l'assemblée générale, envoyez le décompte par nature de charges un mois avant, et gardez les justificatifs à disposition pendant six mois. Le rattrapage se prescrit par trois ans.

Ce guide porte sur le logement loué vide en résidence principale, dans un immeuble en copropriété. Règles en vigueur au 9 novembre 2026.

Pourquoi régulariser#

Le bail prévoit en général que le locataire verse chaque mois une provision sur charges avec son loyer. C'est une avance, calculée sur les résultats de l'année précédente et, en copropriété, sur le budget prévisionnel. La loi impose de la confronter chaque année aux dépenses réelles : les provisions « doivent faire l'objet d'une régularisation annuelle » (article 23 de la loi du 6 juillet 1989).

Seules les charges de la liste du décret n° 87-713 entrent dans le calcul ; le tri du décompte du syndic est expliqué dans Charges de copropriété récupérables : la liste.

Quand la faire#

La loi ne fixe pas de date, seulement un rythme annuel. En copropriété, les dépenses réelles de l'exercice ne sont connues qu'une fois les comptes approuvés par l'assemblée générale de l'année suivante : c'est le bon moment. Régulariser sur le budget prévisionnel reviendrait à remplacer une avance par une autre.

Deux limites s'imposent ensuite :

• si la régularisation n'est pas faite avant la fin de l'année civile qui suit celle où les charges étaient dues, le locataire peut exiger de payer le rattrapage par douzièmes (article 23) ;
• au bout de trois ans, l'action est prescrite : « toutes actions dérivant d'un contrat de bail sont prescrites par trois ans » à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). La règle vaut dans les deux sens : un locataire peut réclamer un trop-versé pendant trois ans.

Service-public.gouv.fr ajoute qu'une régularisation tardive peut être refusée par le juge si elle est jugée déloyale ou brutale et liée à une faute du propriétaire.

La marche à suivre#

1. Récupérez le décompte individuel de votre lot auprès du syndic, après l'assemblée générale, et l'avis de taxe foncière de l'année pour la taxe d'ordures ménagères.
2. Isolez les charges récupérables, poste par poste, avec la liste du décret.
3. Appliquez la période d'occupation si le locataire n'a pas occupé le logement toute l'année.
4. Envoyez le décompte un mois avant de demander le paiement ou de rembourser. Il détaille les charges par nature (eau, chauffage, ascenseur…) et, dans un immeuble collectif, le mode de répartition entre les logements ; si le chauffage ou l'eau chaude sont collectifs, joignez une note d'information sur leur calcul (article 23).
5. Tenez les justificatifs à disposition pendant six mois après l'envoi du décompte. Sur demande, transmettez aussi le récapitulatif des charges du logement, par courrier ou par voie électronique.
6. Soldez : remboursement du trop-perçu, ou demande du complément, éventuellement par douzièmes.
7. Ajustez la provision mensuelle de l'année en cours sur la base des dépenses réelles.

Exemple chiffré#

Un locataire occupe le logement toute l'année 2025 et verse 120 € par mois de provision, soit 1 440 €. Après l'assemblée générale du printemps 2026, le décompte du syndic donne 1 320 € de charges récupérables pour le lot, et l'avis de taxe foncière 2025 160 € de taxe d'ordures ménagères, hors frais de gestion.

	Montant
Charges de copropriété récupérables	1 320 €
Taxe d'ordures ménagères	160 €
Charges dues	1 480 €
Provisions versées	1 440 €
Solde dû par le locataire	40 €

Vous envoyez le décompte en mai 2026, puis demandez les 40 € en juin. Pour 2026, la provision peut passer à 1 480 € ÷ 12 ≈ 125 € par mois.

Même logement, locataire arrivé le 1er avril 2025. Il a versé 9 × 120 € = 1 080 €. Au prorata de 9 mois sur 12, sa part des charges est de 1 480 € × 9 ÷ 12 = 1 110 €. Il doit 30 €. Le prorata au temps d'occupation est, à notre lecture, la méthode la plus simple à justifier ; une consommation relevée au compteur individuel (eau, chauffage) se répartit plutôt sur les relevés.

Quand le locataire part avant les comptes#

Le dépôt de garantie se rend dans un ou deux mois, mais les comptes de la copropriété ne seront approuvés que l'année suivante. Dans un immeuble collectif, la loi permet de faire un arrêté des comptes provisoire et de garder une provision d'au plus 20 % du dépôt de garantie, dûment justifiée, jusqu'à l'approbation des comptes. La régularisation définitive et la restitution du solde interviennent dans le mois qui suit cette approbation ; les parties peuvent aussi convenir de tout solder immédiatement (article 22 de la loi du 6 juillet 1989). Voir aussi notre guide Dépôt de garantie.

Les erreurs fréquentes#

• Régulariser sur le budget prévisionnel plutôt que sur les comptes approuvés.
• Demander le paiement le jour de l'envoi du décompte, sans laisser le mois prévu par la loi.
• Inclure des charges hors liste : honoraires du syndic, assurance de l'immeuble, fonds de travaux.
• Oublier la taxe d'ordures ménagères, qui n'est pas dans le décompte du syndic mais sur l'avis de taxe foncière (voir Taxe d'ordures ménagères).
• Laisser passer plusieurs années : au-delà de la fin de l'année suivante, le locataire paie par douzièmes ; au-delà de trois ans, plus rien n'est exigible.

Pour la vue d'ensemble, voir Bailleur en copropriété : charges, régularisation, impôts.

Sources#

• Article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (provisions et régularisation), Légifrance
• Article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (prescription de trois ans), Légifrance
• Article 22 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (dépôt de garantie en immeuble collectif), Légifrance
• Annexe du décret n° 87-713 du 26 août 1987, Légifrance
• Charges locatives, service-public.gouv.fr

Vérifié le 09/11/2026