Dossier locataire : les pièces qu'un bailleur peut exiger

Pour louer un logement qui sera la résidence principale du locataire, un bailleur ne peut demander au candidat et à son garant que les justificatifs listés par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015. Cette liste est fermée : une pièce qui n'y figure pas ne peut pas être exigée. C'est l'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 qui renvoie à ce décret et qui sanctionne les manquements.

À quelles locations la liste s'applique#

Type de location	La règle s'applique ?	Texte
Location vide, résidence principale	Oui	Loi de 1989, article 22-2
Location meublée, résidence principale	Oui	Article 25-3, qui rend l'article 22-2 applicable
Bail mobilité (meublé de courte durée)	Oui	Article 25-12, qui rend l'article 22-2 applicable
Demande de logement social	Non	Le décret exclut les demandes visées à l'article L. 441-1 du code de la construction et de l'habitation

Les quatre familles de pièces autorisées#

L'annexe I du décret fixe ce qui peut être demandé au candidat :

Famille	Ce que le bailleur peut demander	Pièces de la liste
Identité	Une pièce en cours de validité, avec photo	Carte d'identité, passeport, permis de conduire, document de séjour
Domicile actuel	Une seule pièce	Trois dernières quittances ou attestation du précédent bailleur, attestation d'hébergement sur l'honneur, attestation d'élection de domicile, dernier avis de taxe foncière ou titre de propriété
Activité professionnelle	Un ou plusieurs documents	Contrat de travail ou de stage, ou attestation de l'employeur, extrait K ou K bis de moins de trois mois, carte professionnelle, carte d'étudiant ou certificat de scolarité, entre autres
Ressources	Un ou plusieurs documents	Dernier ou avant-dernier avis d'imposition ou de non-imposition, trois derniers bulletins de salaire, deux derniers bilans, justificatifs de pensions ou de prestations, avis d'attribution de bourse, entre autres

Le décret formule chaque famille par « parmi les documents suivants » : le bailleur demande une pièce de la liste, jamais une pièce hors liste. Le texte ne dit pas qui, du bailleur ou du candidat, choisit entre deux pièces d'une même famille.

Ce dernier point compte si votre candidat arrive de l'étranger : un avis d'imposition étranger est recevable, mais vous pouvez en exiger une traduction en français.

Les pièces du garant#

Le garant (la « caution ») a sa propre liste, l'annexe II du décret. Elle ressemble à celle du candidat, avec des différences. Une fois le bail signé, il ne peut pas se retirer du jour au lendemain : voir garant qui se désiste : est-ce possible ?.

Point	Candidat (annexe I)	Garant personne physique (annexe II)
Identité	Carte d'identité, passeport, permis de conduire, document de séjour	Carte d'identité, passeport, permis de conduire
Domicile	Trois dernières quittances, attestation d'hébergement…	Dernière quittance, facture d'eau, de gaz ou d'électricité de moins de trois mois, attestation d'assurance logement de moins de trois mois, dernier avis de taxe foncière ou titre de propriété
Avis d'imposition	Dernier ou avant-dernier	Dernier seulement

Quand le garant est une personne morale, par exemple une entreprise, le décret prévoit deux justificatifs : un extrait K bis de moins de trois mois (ou les statuts, ou une autre pièce prouvant son existence légale) et une pièce d'identité de son représentant.

Si le candidat bénéficie de la garantie Visale d'Action Logement, gratuite pour lui, il vous remet son visa. Selon Service-Public, c'est avec le numéro de ce visa que vous demandez l'acte de cautionnement sur le portail Visale, avant la signature du bail. Si un loyer reste impayé ensuite, voir Garantie Visale : comment déclarer un impayé ? et, pour un garant personne physique, Le garant ne paie pas.

Enfin, l'article 22-2 interdit d'imposer la cosignature d'un ascendant ou d'un descendant du candidat : vous ne pouvez pas exiger que ses parents se portent garants.

Ce que vous ne pouvez pas demander#

La loi ne dresse pas de liste de pièces interdites. Une pièce est interdite parce qu'elle est absente du décret. Le référentiel de la CNIL sur la gestion locative (point 26) cite, comme informations en principe non pertinentes, des pièces qu'on voit encore réclamées :

• un relevé de compte bancaire ou postal, ou un autre justificatif de situation financière ;
• la carte d'assuré social ;
• un extrait de casier judiciaire ;
• un dossier médical ;
• un document sur le versement de pensions alimentaires ;
• un contrat de mariage ou un certificat de concubinage.

Deux autres règles viennent d'ailleurs que du décret. Aucune somme d'argent ne peut être réclamée avant la signature du bail, rappelle Service-Public : pas de chèque de réservation. Et le bail ne peut pas imposer le prélèvement automatique comme mode de paiement du loyer (article 4, c).

Discrimination : ce que dit la loi#

Selon l'article 1 de la loi du 6 juillet 1989, aucune personne ne peut se voir refuser une location pour un motif discriminatoire au sens de l'article 225-1 du code pénal (par exemple l'origine, le sexe ou le handicap). En cas de litige, le candidat présente des éléments de fait, et c'est au bailleur de prouver que sa décision est justifiée. Refuser un bien ou un service pour un tel motif est aussi un délit : l'article 225-2 du code pénal prévoit trois ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.

Garder la trace de critères objectifs, comme le rapport entre le loyer et les ressources, vous aide à justifier votre choix. Cette trace peut être conservée après la suppression des dossiers (voir ci-dessous).

Combien de temps garder les dossiers#

Le référentiel de la CNIL (adopté le 6 mai 2021) vise les bailleurs qui louent à titre professionnel et n'est pas contraignant, mais les particuliers peuvent s'y référer. Il considère en principe comme adéquat :

• 3 mois en base active pour les pièces de solvabilité des candidats non retenus ;
• pour le candidat retenu, la durée du bail jusqu'à la clôture des comptes, puis un archivage limité à 3 ans en gestion directe.

Il recommande aussi de supprimer ou de renvoyer au candidat les pièces qui vont au-delà de la liste réglementaire.

Ces durées ne sont pas un plafond absolu. Le référentiel (point 54) admet une conservation plus longue, en archivage intermédiaire, quand le bailleur a besoin de se constituer une preuve en cas de contentieux, « en matière de discrimination par exemple », dans la limite du délai de prescription applicable. Cette durée doit répondre à une réelle nécessité, justifiée par le bailleur. À notre lecture, vous pouvez donc supprimer les dossiers des candidats écartés à 3 mois tout en archivant, à part, la trace de vos critères et de votre décision.

En pratique#

• Publiez la liste des pièces dans l'annonce, et ne demandez que ce qui vous sert à apprécier la solvabilité.
• Acceptez les dossiers DossierFacile, le service gratuit de l'État où le candidat dépose les justificatifs autorisés. Côté bailleur, un compte permet de recevoir des dossiers vérifiés comme complets et cohérents (fiche Service-Public).
• Ne gardez pas les dossiers des candidats écartés au-delà de la durée que vous avez fixée : trois mois selon le référentiel de la CNIL, sauf l'archivage justifié par un risque de litige décrit plus haut.

Sources#

• Loi du 6 juillet 1989, article 22-2 (Légifrance)
• Décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 (Légifrance)
• Loi du 6 juillet 1989, article 1 (Légifrance)
• Pièces justificatives demandées au locataire (Service-Public)
• Garantie Visale (Service-Public)
• Référentiel de la CNIL sur la gestion locative

Vérifié le 06/11/2026